Badatelský řád
Badatelský řád Státního oblastního archivu v Litoměřicích vydaný na základě § 36 písm. a) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona 190/2009 Sb.
Čl. 1
Obecná ustanovení
- Nahlížet do archiválií lze jen po splnění podmínek stanovených v zákoně a v prostorách
k tomu určených (dále jen „badatelna“). Do prostor, v nichž jsou archiválie uloženy,
nemají žadatelé o nahlížení (dále jen „badatel“) přístup. - Badatel se při vstupu do badatelny zapíše do knihy návštěv badatelny, kde uvede datum
návštěvy, své jméno, popřípadě jména, a příjmení a účel návštěvy. Do badatelny nemají
přístup osoby znečištěné, pod vlivem alkoholu, drog anebo jiných psychotropních látek
nebo osoby ozbrojené. - V badatelně archivu badatel pravdivě vyplní badatelský list, který je i žádostí
o nahlížení do archiválií. Badatel prokáže svou totožnost platným občanským
průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným průkazem totožnosti zaměstnanci
pověřenému službou a dozorem v badatelně (dále jen „dozor v badatelně“), který
zkontroluje správnost údajů uvedených v badatelském listu. V případě elektronického
badatelského listu je badatelský list vyplňován dozorem v badatelně za plné účasti
badatele, který po vytištění badatelského listu zkontroluje všechny údaje a badatelský
list podepíše. Nový badatelský list badatel vyplňuje vždy pro každý kalendářní rok, ve
kterém nahlíží do archiválií, při každé změně účelu nahlížení a při každé změně tématu
studia. - Není-li badatel schopen dozoru v badatelně prokázat svou totožnost platným
občanským průkazem, cestovním pasem nebo jiným obdobným průkazem totožnosti,
nahlížení do archiválií se mu odepře. - Badateli se archiválie předkládají na základě jeho výslovného požadavku, který může
archivu předběžně zaslat také prostřednictvím držitele poštovní licence nebo zaslat
anebo oznámit prostředky elektronické komunikace (e-mail, fax, telefon), a to na
kontaktní adresy archivem zveřejněné na jeho úřední desce a na jeho internetových
stránkách. Pokud požadavek zaslaný v písemné podobě neobsahuje veškeré údaje
stanovené v odstavci 6 nebo pokud je formulace požadavku na předložení archiválií
nejasná, nepřesná nebo nekonkrétní, považuje se takto zaslaný požadavek za
informativní a badateli na jejím základě mohou být připraveny pouze archiválie,
u kterých není pochyb, že mají být předmětem nahlížení. - Badatel vyplní v badatelně formulář požadavků na předložení archiválií pro nahlížení
s uvedením svého jména, popřípadě jmen, příjmení, tématu studia, názvu archivního
souboru, čísla kartonu, knihy, popřípadě inventárního čísla nebo signatury či folia, které
žádá ke studiu, a opatří ho svým podpisem a datem zpracování. Formulář požadavků na
předložení archiválií pro nahlížení je přílohou badatelského listu. Pokud badatel využil
postupu pro vyžádání archiválií k nahlížení podle odstavce 5 a jeho požadavek splňoval
náležitosti formuláře podle tohoto odstavce, připojí se k badatelskému listu archivu
badatelem doručený dokument. Pokud byl archivu doručen neúplný nebo nepřesný
požadavek, vyplní v badatelně formulář požadavků na předložení archiválií pro
nahlížení. V případě, že badatel postupoval podle odstavce 5 a požaduje předložení
dalších archiválií, než o které předběžně požádal, vyplní formulář požadavků na
předložení archiválií pro nahlížení pouze v rozsahu nově požadovaných archiválií pro
nahlížení. - Badatel před vstupem do badatelny odloží plášť, příruční zavazadla a jiné obdobné věci
na místě k tomu určeném. Do badatelny může badatel vstupovat pouze s perem, tužkou,
vlastními volnými listy papíru bez desek a záznamovým zařízením, jako je fotoaparát,
kamera, příruční skener nebo přenosný počítač bez pouzdra. Po ukončení studia
předloží badatel své věci ke kontrole za účelem zjištění, zda neodnáší archiválie
z badatelny (zejména rozevře přenosný počítač, skener, předloží přinesené listy papíru).
Věci, které si badatel s sebou do badatelny přináší, předloží na vyžádání ke kontrole
i před zahájením studia v badatelně. - V badatelně je nutné zachovávat klid a respektovat studijní prostředí, které nesmí být
narušováno hlukem, hlasitou komunikací s dalšími badateli, nadměrným pohybem po
badatelně a obdobnými rušivými projevy, které jakkoliv obtěžují ostatní badatele nebo
neodpovídají účelu návštěvy v badatelně. V badatelně není dovoleno kouřit, jíst, pít
a telefonovat. U přístrojů, které si badatel případně se souhlasem dozoru badatelny
přináší do badatelny, vypne badatel veškeré zvukové signály.
Čl. 2
- Do archiválií, které byly archivu svěřeny do úschovy na základě smlouvy o úschově, lze
nahlížet za podmínek stanovených zákonem o archivnictví, badatelským řádem a za
podmínek uvedených ve smlouvě o úschově. - V badatelně se nahlíží do kopií archiválií určených k uživatelské práci. Do originálů
archiválií lze nahlížet jen tehdy, nejsou-li vyhotoveny jejich kopie. Jestliže takové kopie
byly vyhotoveny, lze originály archiválií předložit k nahlédnutí jen se souhlasem osoby
stojící v čele archivu, pokud to účel nahlédnutí vyžaduje. - Při nahlížení se badatel řídí pokyny dozoru v badatelně. Dozor v badatelně může na
badateli požadovat, aby při pořizování výpisů a poznámek z některých druhů archiválií
používal pouze obyčejné tužky střední tvrdosti. Dozor v badatelně není povinen
poskytovat badateli pomoc při čtení textu archiválií, jeho překládání do jiných jazyků,
podávání výkladu o historických reáliích souvisejících s archiváliemi apod. - Při nahlížení badatel archiválie co nejvíce šetří. Každý badatel, který studuje originály
archiválií starší roku 1850, musí při jejich studiu používat ochranné rukavice,
u mladších archiválií může dozor v badatelně použití rukavic nařídit. Archiválie nelze
používat jako psací podložky, přímo z nich kopírovat průpisovým papírem, podtrhávat
v nich, škrtat nebo do nich vpisovat nebo je používat jiným způsobem či k jinému účelu
než je nahlížení. Fyzické poškození archiválie badatelem má za následek, že badateli
bude s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií. - Badatelům se zakazuje vynášet archiválie z badatelny. Vynesení jakékoliv archiválie
z badatelny má za následek, že badateli bude s okamžitou platností ukončeno povolení
nahlížet do archiválií. - Do archiválií vyžádaných badatelem může nahlížet současně jen jedna osoba, a to
badatel, do jehož badatelského listu byly předložené archiválie zapsány.
V odůvodněných případech (například didaktických, při exkurzích) může dozor
v badatelně povolit nahlížení více osobám. - K nahlédnutí se badateli předkládají archiválie ve lhůtě, v celkovém množství
a v množství na jeden návštěvní den podle provozních podmínek a technických
možností archivu s přihlédnutím k významu a účelu nahlížení. Předkládá se vždy jen
takové množství archiválií, jejichž počet a stav při vracení může dozor v badatelně bez
obtíží zkontrolovat. Zpravidla lze v jednom dni předložit postupně 8 evidenčních
jednotek (kartonů a knih) z toho nejvýše 3 kartony spisového materiálu, ostatní
archiválie budou posuzovány individuálně (listiny, mapy, plány, fotografie apod.).
V případě matrik se půjčuje 10 svazků. Archiválie budou předloženy ve lhůtě 24 hodin
až 7 dnů od objednání. O případných změnách v závislosti na aktuální situaci
v badatelně rozhoduje vedoucí pracoviště. - Archiv nevyhradí badateli archiválie v badatelně, nezahájí-li badatel nahlížení do
archiválií do třiceti kalendářních dnů od sjednaného dne pro jejich předložení nebo
přeruší-li nahlížení na dobu delší třiceti dnů. Archiválie jsou v badatelně badateli
vyhrazeny po dobu nezbytnou k nahlížení. Pokud badatel do vyhrazených archiválií
nenahlíží soustavně nebo pravidelně a pokud vyhrazené archiválie sám nevrátí, považují
se archiválie za vyhrazené na dobu tří měsíců od data objednání. Po uplynutí této doby
lze v odůvodněných případech prodloužit rezervaci na další období, zpravidla na dobu
nejdéle do konce kalendářního roku. Při prodloužení se přihlédne též k tomu, zda jsou
další žadatelé o nahlížení do předmětných archiválií. - Archiv umožní nahlížet do archiválií jinému badateli, než který si tyto archiválie
vyžádal k nahlížení jako první tehdy, jestliže badatel, kterému jsou vyhrazeny jako
prvnímu, dá k takovému nahlížení druhým badatelem souhlas nebo jestliže každý
z těchto badatelů prokazatelně nahlíží do těchto archiválií za jiným účelem nebo studuje
jiné téma. V případě, že by došlo k souběžnému nahlížení dvěma a více badateli, archiv
umožní nahlížení do těchto archiválií jen tomu badateli, kterému je archiv vyhradil jako
prvnímu. Ve sporných případech rozhoduje osoba stojící v čele archivu.
Čl. 3
- V badatelně je možné při splnění dozorem stanovených podmínek (například zachování
klidu v badatelně), a pokud nebudou ostatní badatelé obtěžováni, používat vlastní
reprodukční zařízení k pořizování reprodukcí archiválií pro osobní studijní potřebu
badatele jen se souhlasem dozoru v badatelně. Souhlas se vyjádří podpisem na
badatelem vyplněné písemné žádosti, jejíž vzor je přílohou vzorového badatelského
řádu. Tím není dotčena ochrana případných vlastnických a autorských práv a práv
souvisejících. - Badatel po ukončení nahlížení do archiválií své místo v badatelně zanechá v řádném
stavu. Výpisy, poznámky a jiné pomůcky či věci v badatelně nezanechává, nýbrž si je
odnáší s sebou. - Po každém ukončení nahlížení do archiválií je badatel povinen vrátit archiválie v počtu,
sledu a stavu, v jakém mu byly předloženy. Porušení má za následek, že badateli bude
s okamžitou platností ukončeno povolení nahlížet do archiválií. - Dozor v badatelně je povinen zkontrolovat počet a stav badatelem vrácených archiválií
a potvrdit svým podpisem jejich řádné vrácení v badatelském listu ještě před odchodem
badatele z badatelny. - Informace získané z archiválií užívá badatel jen k účelu uvedenému v badatelském listu.
Při jejich využití ve vědeckých nebo jiných pracích nebo zveřejnění se uvádí alespoň
název archivu a využitých archivních souborů, a bližší označení archiválií (citace),
z nichž bylo čerpáno. - Jestliže badatel publikoval práci, která vznikla na základě nahlížení do archiválií
uložených v archivu, zašle příslušnému archivu jeden její výtisk (například edice
archiválií). Jestliže čerpal z archiválií uložených ve více archivech, zašle publikovanou
práci pouze archivu, z jehož archiválií čerpal nejvíce; ostatním archivům sdělí
bibliografické údaje o publikované práci, případně zašle dílo elektronicky ve formátu
PDF.
Čl. 4
Využívání archivních pomůcek
- Archiv umožňuje badatelům nahlížení do archivních pomůcek.
- S archivními pomůckami předloženými k nahlížení, pokud nejsou úředními díly
a pokud splňují znaky předmětu ochrany podle autorského zákona, se zachází jako
s literárními díly (například úvody k inventářům).
Čl. 5
Pořizování reprodukcí archiválií
Reprodukce archiválií poskytuje archiv z archiválií, které badatel studuje nebo potřebuje pro
účely úřední nebo vlastní práce uvedené v badatelském listu v závislosti na případném
předem uděleném souhlasu vlastníka archiválií nebo na ochraně případných autorských práv
a práv souvisejících. Reprodukce archiválií se poskytují v závislosti na provozních
podmínkách a technických možnostech archivu. Reprodukce archiválií, u nichž to nedovoluje
jejich fyzický stav, se neposkytují.
Čl. 6
Zapůjčování archiválií za účelem studia mimo archiv
- Zapůjčování originálů archiválií k nahlédnutí do jiného archivu, než jsou uloženy,
povoluje osoba stojící v čele archivu výjimečně, s přihlédnutím ke smyslu, účelu
a okolnostem jejich využívání, bezpečnosti převozu a zajištění ochrany archiválií
v místě dočasného uložení a s ohledem na náklady s tím spojené. Archiválie nelze
zasílat poštou, nýbrž se vždy za předem dohodnutých podmínek převážejí pověřeným
zaměstnancem určeným osobou stojící v čele archivu, který archiválie zapůjčuje. - Zapůjčování originálů archiválií mimo archiv povoluje osoba stojící v čele archivu
výjimečně a za podmínek podle odstavce 1 pouze vlastníkovi, případně původci
archiválií a státnímu orgánu, kulturně vědecké instituci pro jí pořádané výstavy nebo
jiné veřejné prezentace, orgánu územní samosprávy a osobám, které jsou podle
zvláštního právního předpisu oprávněny nahlížet do dokumentů, pokud to účel
nahlédnutí z důvodu výkonu úřední funkce vyžaduje. Zapůjčení originálů archiválií
nelze odmítnout původci archiválií, jestliže archiválie uložil v archivu na základě
smlouvy o úschově nebo na základě darovací či kupní smlouvy a zapůjčení archiválií si
ve smlouvě vymínil. - Pokud archiválie uložená ve veřejném archivu není ve vlastnictví České republiky,
právnické osoby zřízené zákonem nebo územního samosprávného celku, je k zapůjčení
archiválie nezbytný písemný souhlas jejího vlastníka. - Při zapůjčování archiválií je archiv povinen vystavit vypůjčiteli revers, obsahující
a) přesný soupis zapůjčovaných archiválií,
b) účel výpůjčky,
c) datum výpůjčky a lhůtu vrácení archiválií,
d) jméno, příjmení a adresu místa pobytu na území České republiky nebo adresu
bydliště v cizině vypůjčitele podle průkazu totožnosti, pokud jde o fyzickou osobu
nebo,
e) v případě právnické osoby adresu sídla vypůjčitele a jméno a příjmení jím
pověřené osoby,
f) vlastnoruční podpis vypůjčitele nebo jím pověřené osoby jde-li o fyzickou osobu;
v případě pověřené osoby se současně uvede její jméno, popřípadě jména,
příjmení a adresa místa pobytu na území České republiky nebo adresa bydliště v
cizině podle průkazu totožnosti a datum předložené plné moci,
g) vlastnoruční podpis statutárního orgánu vypůjčitele nebo jím pověřené osoby
připojený k názvu nebo obchodní firmě právnické osoby, který je vypůjčitelem;
obsahuje-li podpisový vzor osob jednajících za právnickou osobu otisk razítka,
připojí se k podpisu rovněž otisk razítka právnické osoby. - Zapůjčené archiválie se zapíší v archivu do zvláštní knihy výpůjček a zápůjček.
- Jestliže vypůjčitel nevrátí zapůjčené archiválie v dohodnuté lhůtě, a nedohodne
prodloužení lhůty, nebudou mu další požadované archiválie zapůjčovány až do doby
vrácení zapůjčených archiválií.
Čl. 7
- Nahlížení do archiválií v digitální podobě se uskutečňuje prostřednictvím národního
portálu nebo portálů pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě. - Nahlížení do digitálních reprodukcí archiválií v analogové podobě se uskutečňuje
prostřednictvím dálkového přístupu – www.soalitomerice.cz. Toto nahlížení není ničím
podmíněno a je bezplatné.
Čl. 8
Využívání knihovny archivu
Badatel může využívat knih, časopisů a novin z knihovny archivu v souvislosti s jeho
studijním tématem a v jeho rozsahu. Studijní využívání knih, časopisů a novin z knihovny
archivu se řídí výpůjčním řádem, který vydá osoba stojící v čele archivu.
Čl. 9
Exkurze do archivu
Při exkurzi do archivu se návštěvníci zapisují do knihy návštěv badatelny. Vstup do jiných
prostor archivu než do badatelny archivu povoluje osoba stojící v čele archivu a uskutečňuje
se pouze v doprovodu jím pověřeného zaměstnance.
Čl. 10
Úhrada za služby poskytované badatelům a reprodukční poplatky
- Úhrada za služby poskytované archivem na žádost badatelů a placení reprodukčních
poplatků je stanoveno Sazebníkem úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb
Státního oblastního archivu v Litoměřicích. - Sazebník úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb Státního oblastního archivu
v Litoměřicích je badatelům přístupný k nahlédnutí v badatelně archivu a dálkovým
přístupem.
Čl. 11
Závěrečná ustanovení
Poruší-li badatel některou ze základních povinností uložených badatelským řádem, může mu
být další nahlížení do archiválií odepřeno, popřípadě udělený souhlas odvolán.
V Litoměřicích 1. 10. 2012
PhDr. Marek Poloncarz
Ředitel Státního oblastního archivu v Litoměřicích
