Povinnosti likvidátorů a insolvenčních správců

Zákon č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen „zákon“) změnil také zákon insolvenční a obchodní zákoník. Insolvenční správce je povinen (na základě § 313, odst.2 zákona č.182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení, ve znění pozdějších předpisů) postarat se až do skončení konkurzního řízení o dokumenty úpadce, aby nedošlo k jejich zničení.

Likvidátorovi ukládá § 75a, odst.2 zákona č.513/1991 Sb. za povinnost předložit při výmazu likvidovaného subjektu z obchodního rejstříku také potvrzení Státního oblastního archivu o zabezpečení archivu a dokumentů. Součástí žádosti o potvrzení o zabezpečení dokumentů musí být také seznam všech dokumentů zanikající organizace, zvláště těch, které jsou zmíněny v příloze č. 1 zákona. Z těchto dokumentů je proveden výběr archiválií.

Likvidátoři i insolvenční správci mají společnou povinnost a tou je umožnění Státnímu oblastnímu (popř. okresnímu) archivu výběru archiválií. Tento výběr se dělí na:

I. výběr archiválií ve skartačním řízení

povinnost umožnit výběr archiválií ve skartačním řízení stanovuje § 7, odst.3), zákona pouze v případě, že likvidovaný subjekt byl určeným původcem podle § 3, odst.2) zákona nebo již dříve vyřazoval dokumenty podle § 8, odst.4)

II. výběr archiválií mimo skartační řízení

tento výběr probíhá u původců zmíněných v § 3, odst.2), zákona (tzv.neurčených).

O výběru archiválií ve skartačním i mimo skartační řízení je sepsán protokol.

V záležitosti potvrzení o zabezpečení a výběru archiválií zanikajících subjektů se lze obracet podle územní příslušnosti také na státní okresní archivy, kterou jsou vnitřními organizačními jednotkami Státního oblastního archivu.

Likvidátorům vzniká problém, kam uložit dokumenty, které státní archiv nevybral za archiválie a kterým ještě nevypršela skartační lhůta. Pokud není možno uložit tyto dokumenty u žádné osoby, která byla součástí zanikající organizace (majitel, jednatel apod.), je jediným řešením využití služeb soukromých komerčních spisoven. Je však třeba dbát na to, aby spisovna měla koncesi opravňující k tomuto druhu podnikání. Seznam komerčních spisoven v Ústeckém a Libereckém kraji.

Pokud je likvidován původce dokumentů zmíněný v § 3, odst. 1), měl by být jeho spisový materiál uložen na základě § 69, odst. 3), písm. b) zákona do správního archivu ministerstva, které zanikající subjekt zřídilo.