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Benutzerordnung des Staatlichen Gebietsarchives in Litoměřice / Leitmeritz

Artikel 1 Allgemeines

1. Die Einsicht in das Archivgut kann nur nach Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen und ausschließlich in den dazu vorgesehenen Räumen (weiter als „Benutzerraum“) erfolgen. In jene Räume, in den das Archivgut aufbewahrt wird, haben die Einsichtnahmewerber (weiter als „Benutzer“), keinen Zutritt.

2. Jeder Benutzer ist verpflichtet, sich beim Eintritt in den Benutzerraum in das Besucherbuch einzutragen, wobei er das Datum des Besuches, seinen Vor- und Nachnamen sowie den Zweck des Besuches angibt und seine Unterschrift hinzufügt.

3. Im Benutzerraum füllt der Benutzer wahrheitsgemäß den Benutzerbogen aus, der gleichzeitig als Antrag auf Einsichtnahme in das Archivgut betrachtet wird. Der Benutzer weist gegenüber dem diensthabenden Mitarbeiter im Benutzerraum (weiter als „Aufsicht im Benutzerraum“) seine Identität mit einem gültigen Personalausweis, Reisepass bzw. einem anderen ähnlichen Dokument aus. Die Aufsicht im Benutzerraum überprüft dann die Richtigkeit aller Angaben im Benutzerbogen. Bei Gebrauch eines elektronischen Benutzerbogens ist dieser Benutzerbogen im Benutzerraum unter voller Mitarbeit des Benutzers auszufüllen. In diesem Fall kontrolliert der Benutzer nach Ausdruck alle Angaben im Benutzerbogen und unterzeichnet ihn. Bei jeder Änderung des Nutzungszweckes oder des Studienthemas sowie am Anfang eines neuen Kalenderjahres, in dem man die Einsicht in die Archivbestände beantragt, muss ein neuer Benutzerbogen ausgefüllt werden.

4. Ist der Benutzer nicht in der Lage, gegenüber der Aufsicht im Benutzerraum seine Identität mit einem gültigen Personalausweis, Reisepass bzw. einem anderen ähnlichen Dokument auszuweisen, bleibt ihm die Einsicht in die Archivbestände verwehrt.

5. Die Archivalien werden dem Benutzer auf Grund seiner ausdrücklichen Anforderung vorgelegt. Die Anforderung kann er dem Archiv vorläufig auch mit der Post oder durch Fernzugriffmittel (Internet, Fax oder Telefon) zukommen lassen, und zwar an die auf der Amtstafel und der Internetseite veröffentlichte Anschrift. Sollte ein durch die Fernzugriffmittel zugestellter Antrag nicht alle im Absatz 6 genannten Pflichtangaben beinhalten, oder die Formulierung des Antrages auf Einsicht in die Archivbestände unklar, ungenau oder unsachlich sein, so betrachtet man einen solchen Antrag als informativ und unverbindlich. Einem solchen Antrag kann erst nach Ablauf einer angemessenen Frist nach der Präzisierung aller Angaben während eines persönlichen Besuches des Benutzers im Archiv entsprochen werden.

6. Der Benutzer füllt im Benutzerraum das Formular zum Antrag auf Einsicht in die Archivbestände aus. Darin führt er seinen Vor- und Nachnamen, die Bezeichnung des Archivbestandes, die Nummer des Kartons bzw. des Buches, ggf. die Inventarnummer, Signatur oder Folionummer des zur Einsicht beantragten Archivmaterials auf, und versieht das Formular mit seiner Unterschrift und dem Datum. Während seines Besuches im Archiv füllt der Benutzer das Antragsformular aus und versieht es mit seiner Unterschrift und dem Datum. Das Formular wird dann dem Benutzerbogen angehängt und wird zu seinem Bestandteil. Hat der Benutzer zur Bestellung von Archivgut den Fernzugang laut Artikel 5 gebraucht und sein Antrag enthält die Pflichtangaben, so wird dieses Dokument zum Bestandteil des Benutzerbogens. Wurde dem Archiv ein unvollständiger oder ungenauer Antrag zugestellt, füllt der Benutzer im Benutzerraum ein Formular zum Antrag auf Einsicht in die Archivbestände aus. Hat der Benutzer zur Bestellung von Archivgut den Fernzugang laut Artikel 5 gebraucht und verlangt zusätzlich die Vorlegung weiterer Archivalien, füllt er das Formular nur im Umfang der neu angeforderten Archivalien aus.

7. Der Benutzer legt vor Eintritt in den Benutzerraum seine Oberbekleidung, Handtaschen und andere ähnliche Gegenstände an einem dazu ausgewiesenen Platz ab. Den Benutzerraum darf der Benutzer nur mit seinem eigenen Füller, Bleistift, losen Papierblättern ohne Mappe und einem Aufnahmegerät, wie z. B. Fotoapparat, Filmkamera, Handscanner oder tragbarer Computer ohne Tasche betreten. Nach Beendigung des Studiums legt der Benutzer seine Sachen zur Kontrolle vor, um festzustellen, dass er keine Archivalien aus dem Benutzerraum entwendet (insbesondere öffnet er den tragbaren Computer, den Scanner, legt die losen Papierblätter vor). Der Benutzer legt die Gegenstände, welche er in den Benutzerraum mitnimmt, auf Aufforderung auch vor Anfang des Studiums zur Kontolle vor. Personen in verunreinigter Kleidung, Personen unter Einfluss von Alkohol oder Betäubungsmitteln oder bewaffnete Personen haben keinen Zutritt in den Benutzerraum.

8. Im Benutzerraum muss Ruhe eingehalten werden. Die Lernumgebung darf nicht durch Lärm, laute Komunikation mit anderen Benutzern, übermäßige Bewegung im Benutzerraum und anderen lästigen Tätigkeiten gestört werden, die andere Benutzer belästigen oder dem Zweck des Archivbesuches nicht entsprechen. Es ist untersagt, im Benutzerraum zu rauchen, zu essen, zu trinken und zu telefonieren. Bei Geräten, die der Benutzer in den Benutzerraum mitnimmt, wird er alle akustischen Signale ausschalten.

Artikel 2

1. Die Einsichtnahme in das Archivgut, welches im Archiv auf Grund eines Deponierungsvertrages aufbewahrt wird, kann unter Einhaltung der im Archivgesetz, in der Benutzerordnung und im Deponierungsvertrag festgesetzten Bedingungen erfolgen.

2. Im Benutzerraum erfolgt die Einsichtnahme in die speziell dazu angefertigten Kopien von Archivalien. Die Originale von Archivalien werden nur in dem Fall vorgelegt, wenn deren Kopien nicht angefertigt wurden. Sind bereits solche Kopien vorhanden, so können die Origiale der Archivalien nur mit Zustimmung des zuständigen Archivleiters, und nur wenn der Zweck der Einsichtnahme es erfordert, zur Einsichtnahme vorgelegt werden.

3. Bei Einsichtnahme in das Archivgut richtet sich der Benutzer nach den Anweisungen der Aufsicht im Benutzerraum. Die Aufsicht im Benutzerraum kann vom Benutzer verlangen, dass er bei Erstellung von Auszügen und Notizen aus bestimmten Archivalien ausschließlich einen Bleistift mittlerer Härte gebraucht. Die Aufsicht im Benutzerraum ist nicht verpflichtet, dem Benutzer Hilfe beim Lesen im Archivgut zu leisten, Übersetzungen in andere Sprachen durchzuführen, geschichtliche Hintergründe mit Bezug zu dem Archivgut zu erläutern u. ä.

4. Bei Einsichtnahme ist der Benutzer verpflichtet, das Archivgut weitmöglichst zu schonen. Beim Studium von Originalen der Archivalien aus der Zeit vor 1850, muß der Benutzer Handschuhe gebrauchen. Bei jüngeren Archivalien kann die Aufsichtsperson im Benutzerraum den Gebrauch von Handschuhen anordnen. Die Archivalien dürfen nicht als Schreibunterlage benutzt werden, es ist ebenfalls verboten aus direkt den Archivalien mit Durchschreibepapier zu kopieren, in den Archivalien zu unterstreichen, zu durchstreichen, Notizen hinzufügen, oder die Archivalien zu einem anderen Zweck zu gebrauchen, als zur Einsichtnahme. Eine physische Beschädigung von Archivgut durch den Benutzer hat zwangsläufig einen sofortigen Entzug der Erlaubnis zur Einsichtnahme in das Archivgut zur Folge.

5. Den Benutzern ist nicht erlaubt, Archivalien ohne Einwilligung der Aufsicht aus dem Benutzerraum herauszutragen. Das Heraustragen einer Archivalie aus dem Benutzerraum hat zwangsläufig einen sofortigen Entzug der Erlaubnis zur Einsichtnahme in das Archivgut zur Folge.

6. In das von einem Benutzer angeforderte Archivgut kann nur eine Person Einsicht nehmen, nämlich jener Benutzer, in dessen Benutzerbogen die vorliegenden Archivalien eingetragen wurden. In begründeten Ausnahmefällen (z. B. didaktische Gründe, Exkursionen) kann die Aufsicht im Benutzerraum die Einsichtnahme für mehrere Personen gleichzeitig gewähren.

7. Dem Benutzer werden die Archivalien zur Einsichtnahme in einer Frist, einer Gesamtmenge und eine Tagesmenge vorgelegt, die den betriebstechnischen Möglichkeiten des Archives entspricht, und mit Hinsicht auf die Bedeutung und den Zweck der Einsichtnahme. Dem Benutzer wird immer nur eine solche Menge von Archivalien vorgelegt, deren Anzahl und Zustand bei der Rückgabe eine problemlose Kontrolle durch die Aufsicht im Benutzerraum zulässt. In der Regel können an einem Tag sukzessive 8 Evidenzeinheiten (Kartone und Bücher) vorgelegt werden, davon höchstens 3 Kartone mit Aktenmaterial. Weitere Archivalien werden individuell beurteilt (Urkunden, Landkarten, Pläne, Fotografien u. Ä.). Die Archivalien werden in einer Frist von 24 Stunden bis 7 Tagen seit der Bestellung vorgelegt. Eventuelle Änderungen in Zusammenhang mit der aktuellen Lage im Benutzerraum liegen im Kompetenzbereich des Abteilungsleiters.

8. Das Archiv reserviert dem Benutzer die Archivalien im Benutzerraum nicht, wenn der Benutzer die Einsichtnahme in 30 Kalendertagen seit dem vereinbarten Datum nicht aufnimmt, oder wenn er die Einsichtnahme für länger als 30 Tage unterbricht. Die Archivalien sind im Benutzerraum für den Benutzer auf eine zur Einsichtnahme notwendige Zeit reserviert. Falls der Benutzer die Archivalien unregelmäßig benutzt, oder die reservierten Archivalien nicht selbst zurückstellt, betrachtet man die Archivalien lediglich für die Dauer von 3 Monaten seit Bestellungsdatum als reserviert. Nach Ablauf dieser Frist kann die Reservierung in begründeten Fällen für einen weiteren Zeitraum verlänger werden, in der Regel maximal bis zum Ende des Kalenderjahres. Bei einer Fristverlängerung wird auch berücksichtigt, ob es gleichzeitig weitere Antragsteller auf Einsichtnahme in die betreffenden Archivalien gibt.

9. Das Archiv ermöglicht die Einsichtnahme in die Archivalien einem anderen Benutzer, als jenem, der sie als erster für sich reserviert hatte, wenn der Benutzer, der die betreffenden Archivalien als erster für sich reservierte, dem anderen Benutzer seine Zustimmung gibt; oder wenn die beiden Benutzer nachweislich aus einem anderen Grund die Einsichtnahme beeintragen, oder ein anderes Thema studieren. Sollte es zu einer gleichzeitigen Einsichtnahme durch zwei oder mehr Benutzer kommen, so ermöglicht das Archiv die Einsichtnahme in die betreffenden Archivalien nur jenem Benutzer, der sie als erster reserviert hatte. Im Zweifelsfall entscheidet der Direktor (Leiter) des Archivs.

Artikel 3

1. Im Benutzerraum kann eine eigene Reproduktionsanlage zur Aufnahme von Archivalien zu persönlichen Studiumzwecken des Benutzers nur mit der Zustimmung der Aufsicht im Benutzerraum gebraucht werden. Dabei sind die von der Aufsicht im Benutzerraum festgelegten Bedingungen (z. B. Einhaltung der Ruhe im Benutzerraum) zu erfüllen und die anderen Benutzer dürfen durch den Gebrauch einer Reproduktionsanlage nicht gestört werden. Die Zustimmung der Aufsicht im Benutzerraum mit dem Gebrauch einer eigenen Repruduktionsanlage erklärt man durch die Unterschrift auf dem vom Benutzer schriftlich ausgefüllten Auftragsbogen, dessen Muster eine Anlage des Musterbenutzerbogens bildet. Die eventuellen Eigentums- und Urheberrechte sicht dadurch nicht berührt.

2. Nach Beendigung der Einsichtnahme in das Archivgut hinterlässt der Benutzer seine Stelle im Benutzerraum in einem ordentlichen Zustand. Seine Notizen, Auszüge und andere Hilfsmittel oder Gegenstände hinterlässt er nicht im Benutzerraum, sondern nimmt sie mit.

3. Nach Beendigung jeder Einsichtnahme in das Archivgut ist der Benutzer verpflichtet, die Archivalien in der Anzahl, Reihenfolge und in dem Zustand zurückzugeben, wie sie ihm ausgefolgt wurden. Ein Verstoß gegen diese Anordnung hat zwangsläufig einen sofortigen Entzug der Erlaubnis zur Einsichtnahme in das Archivgut zur Folge.

4. Die Aufsicht im Benutzerraum ist verpflichtet, die Anzahl und den Zustand der vom Benutzer zurückgegebenen Archivalien zu überprüfen und ihre ordnungsmäßige Rückgabe im Benutzerbogen noch vor Abgang des Benutzers aus dem Benutzerraum mit ihrem Unterschrift zu bestätigen.

5. Die aus den Archivalien gewonnenen Informationen gebraucht der Benutzer nur zu dem im Benutzerbogen angeführten Zweck. Bei Gebrauch dieser Informationen in wissenschaftlichen oder anderen Arbeiten führt man die Bezeichnung des Archives, die benutzten Archivbestände sowie die Signaturen bzw. Inventarnummer an (Quellennachweis).

6. Publiziert der Benutzer eine Veröffentlichung (z. B. Quelleneditionen), die auf Grund der Einsichtnahme in die Archivalien entstanden ist, so ist er verpflichtet, dem betreffenden Archiv ein Exemplar dieser Veröffentlichung zu zusenden. Entstand die Veröffentlichung auf Grund von Archivalien mehrerer Archive, so sendet der Benutzer die Veröffentlichung nur jenem Archiv, dessen Archivalien er am meisten benutzte; die anderen Archive erhalten bibliographische Angaben über die Veröffentlichung bzw. erhalten die Arbeit elektronisch im Format PDF.

Artikel 4 Nutzung von Archivhilfsmittel

1. Das Archiv ermöglicht den Benutzern die Einsichtnahme in die Archivhilfsmittel.

2. Die zur Einsichtnahme vorgelegten Archivhilfsmittel betrachtet man als literarische Werke (z. B. Einleitungen der Inventare), soweit sie die Merkmale eines vom Urheberrecht geschützten Objektes haben und keine amtlichen Werke darstellen.

Artikel 5 Anfertigung von Reproduktionen der Archivalien

Das Archiv fertigt Reproduktionen von jenen Archivalien an, die der Benutzer zu amtlichen oder Studienzwecken bzw. für die eigene im Benutzerbogen angeführte Arbeit benötigt. Die Anfertigung von Reproduktionen geschieht in Abhängigkeit von einer eventuellen vorher erteilten Zustimmung des Besitzers der betreffenden Archivalien sowie mit Hinsicht auf die eventuelle Wahrung von Urheberrechten und zusammenhängender Rechtsansprüche. Die Reproduktionen werden in Abhängigkeit von den Betriebsverhältnissen und der technischen Möglichkeiten des Archives angefertigt. Reproduktionen von jenen Archivalien, deren physischer Zustand es nicht zulässt, werden nicht angefertigt.

Artikel 6 Verleih von Archivalien zum Studium außerhalb des Archives

1. Der Verleih von Original-Archivalien zur Einsichtnahme in ein anderes Archiv genehmigt der Archivdirektor (Abteilungsleiter) nur in Ausnahmefällen und in Abhängigkeit vom Sinn, Zweck und den Umständen der Nutzung dieser Archivalien, sowie von der Gefahrlosigkeit des Transportes, Wahrung des Archivalienschutzes auf der zeitweiligen Aufbewahrungsstelle, sowie von den mit der Überstellung zusammenhängenden Kosten. Das Archivgut darf nicht per Post versendet werden. Die Überstellung führt immer ein vom Archivdirektor (Abteilungsleiter) beauftragter Archivmitarbeiter bei Einhaltung der vorher festgelegten Bedingungen.

2. Den Verleih von Original-Archivalien zur Einsichtnahme außerhalb des Archives genehmigt der Archivdirektor (Abteilungsleiter) nur in Ausnahmefällen und unter Einhaltung der im Abs. 1 festgesetzten Bedingungen. Der Verleih kann nur an den Besitzer bzw. Urheber der Archivalien oder an ein Staatsorgan, ein Organ der Selbstverwaltung bzw. jene Personen durchgeführt werden, welche kraft einer besonderen Rechtsvorschrift befugt sind, in die Archivdokumente aus amtlichen Gründen Einsicht zu nehmen. Die Überstellung von Archivalien zur Einsichtnahme kann dem Urheber dieser Archivalien nicht verwehrt werden, wenn er die Archivalien im Archiv auf Grund eines Verwahrungs-, Schenkungs- oder Kaufvertrages deponierte, wobei der Verleih von Archivalien in diesem Vertrag ausdrücklich einbedingt wurde.

3. Befindet sich eine in einem öffentlichen Archiv aufbewahrte Archivalie nicht im Eigentum der Tschechischen Republik, einer per Gesetz gegründeten Rechtsperson oder eines Selbstverwaltungskörpers, so ist für einen Verleih dieser Archivalie eine schriftliche Zustimmung des Besitzers notwendig.

4. Bei Verleih von Archivalien ist das Archiv verpflichtet, dem Ausleiher einen Revers auszufolgen, der nachstehende Angaben beinhaltet:

a) eine genaue Auflistung der ausgeliehenen Archivalien,
b) den Zweck des Ausleihes,
c) das Datum des Ausleihes und die Frist zur Rückgabe der Archivalien,
d) den Vor- und Nachnamen sowie die Anschrift des Daueraufenthaltes des Ausleihers nach seinem Personalausweis (bei einer physischen Person), oder
e) im Falle einer Rechtsperson den Sitz des Ausleihers und den Namen der von ihm beauftragten Person sowie
f) die eigenhändige Unterschrift des Ausleihers oder einer von ihm beauftragten Person (bei einer physischen Person); bei einer beauftragten Person wird gleichzeitig ihr Name und die Anschrift des Daueraufenthaltes in Tschechien oder im Ausland nach dem Personalausweis und das Datum der Vollmacht angegeben
g) die eigenhändige Unterschrift des statutarischen Organs des Ausleihers oder einer von ihm beauftragten Person beigefügt zum Geschäftsnamen der Rechtsperson. Beinhaltet der Unterschriftsmuster der zum Handeln beauftragten Personen einen Stempelabdruck, so wird auch derselbe zur Unterschrift hinzugefügt.
Die ausgeliehenen Archivalien werden im Archiv in das Buch der Aus- und Verleihe eingetragen.

5. Sollte der Ausleiher die ausgeliehenen Archivalien nicht in der vereinbarten Frist zurückstellen bzw. die Fristverlängerung nicht vereinbaren, so werden ihm keine weiteren angeforderten Archivalien bis zur Rückgabe der bereits überstellten Archivalien ausgeliehen.

Artikel 7

1. Die Einsichtnahme in die digitalen Archivalien erfolgt durch das Nationale Portal bzw. die Portale zur Zugänglichmachung von digitalisierten Archivalien.

2. Die Einsichtnahme in die digitalen Kopien von Archivgut in analoger Form erfolgt mittels Fernzugang – www.soalitomerice.cz. Diese Einsichtnahme ist auf keine Bedingungen gebunden und konstenlos.

Artikel 8 Benutzung der Archivbibliothek

Der Benutzer kann die Bücher, Zeitschriften und Zeitungen aus der Archivbibliothek benutzen, und zwar im Umfang und in Zusammenhang mit seinem Studiumsthema. Die Benutzung von Büchern, Zeitschriften und Zeitungen aus der Archivbibliothek richtet sich nach der vom Archivdirektor (Abteilungsleiter) gebilligten Bibliotheksordnung.

Artikel 9 Exkursionen ins Archiv

Während einer Exkursion ins Archiv tragen sich alle Besucher in das Besucherbuch des Benutzerraumes ein. Den Eintritt in andere Räume des Archives außer des Benutzerraumes bedarf einer Genehmigung des Archivdirektors (Abteilungsleiters) und ist nur unter Aufsicht eines beauftragten Archivmitarbeiters möglich.

Artikel 10 Vergütung der Dienstleistungen und Reproduktionsgebühren

1. Die Vergütung der vom Archiv angebotenen Dienstleistungen und die Zahlung von Reproduktionsgebühren ist in der Preisliste der Dienstleistungen und Reproduktionsgebühren für die öffentlichen Archive festgesetzt.

2. Die Preisliste der Dienstleistungen und Reproduktionsgebühren für die öffentlichen Archive ist den Benutzern im Benutzerraum zur Einsichtnahme sowie per Fernzugriff zugänglich.

Artikel 11 Schlußbestimmungen

Verletzt der Benutzer eine der ihm durch die Benutzerordnung auferlegten Grundpflichten, kann ihm die weitere Einsichtnahme in das Archivgut verweigert bzw. die bereits erteilte Benutzungserlaubnis entzogen werden.

In Leitmeritz, den 1. 10. 2012

PhDr. Marek Poloncarz
Direktor
Státní oblastní archiv v Litoměřicích