(Czech) Výkon spisové služby v elektronické podobě

Sorry, this entry is only available in Czech. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Výkon spisové služby v elektronických systémech spisové služby (dále jen „eSSL“)

Státní oblastní archiv v Litoměřicích v rámci své působnosti v oblasti metodické a poradenské funkce v oblasti předarchivní péče, kontroly výkonu spisové služby a ukládání dokumentů vybraných za archiválie (§ 46 a § 71 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „Zákon“), upozornit na některé skutečnosti, které vyplývají z povinností Vaší organizace vykonávat spisovou službu v eSSL (§ 3 odst. 1 a § 63 Zákona).

Národní archiv byl nucen ukončit financování projektu „Národní digitální archiv“ z Evropských strukturálních fondů, nadále však pokračuje v realizaci digitálního archivu Národního archivu tak, aby byly naplněny jeho zákonem stanovené povinnosti. V současné době je k dispozici aplikace k provádění skartačního řízení podle § 20 odst. 5 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby z dokumentů a spisů evidovaných v eSSL. Dále Národní archiv provozuje referenční aplikaci pro kontrolu datové struktury XML výstupů z eSSL podle příloh 2 a 3 národního standardu pro elektronické systémy spisové služby a pro zjištění souladu datového souboru (komponenty) s normami datového formátu PDF/A.

Postup dalších prací umožní spuštění zkušebního provozu digitálního archivu Národního archivu (ukládání dokumentů v digitální podobě vybraných za archiválie a metadat dokumentů) k 1. 11. 2014. Provizorní přejímání těchto dokumentů probíhá již v současné době. S ohledem na střednědobé plánování těchto procesů žádáme o poskytnutí informace, jaký přibližný rozsah dokumentů zejména skartačních znaků „A“ a „V“ vaše eSSL spravují v členění podle let a skartačních znaků (v megabyte/gigabyte). Problematiku eSSL lze konzultovat s Národním archivem prostřednictvím e- mailu nda@nacr.cz.

V oblasti kontroly (zákon č. 255/2012 Sb., kontrolní řád), u zákonem č. 499/2004 Sb. vymezených původců na úseku výkonu spisové služby v eSSL, předpokládá Státní oblastní archiv v Litoměřicích okamžité zahájení kontrolní činnosti podle rámcové metodiky zpracované Ministerstvem vnitra. Tato metodika je zveřejněna, stejně jako další informace, na internetových stánkách digi.nacr.cz. Na těchto stránkách naleznete mimo jiné:

·         Opatření Národního archivu k zabezpečení skartačního řízení dokumentů evidovaných elektronickými systémy spisové služby,

·         Opatření Národního archivu k zabezpečení provizorního přejímání archiválií v digitální podobě k trvalému uložení,

·         Data z informačních systémů mimo elektronickou spisovou službu a jejich přejímání k trvalému uložení – informace,

·         Metodický návod pro ověření klíčových požadavků výkonu spisové služby vedené prostřednictvím ERMS,

·         Metodické materiály Národního archivu k problematice spisové služby

·         Výše zmíněné aplikace k uživatelské kontrole XML a PDF/A.