Home » Předarchivní péče » Soukromoprávní původci » Povinnosti likvidátorů a insolvenčních správců

Povinnosti likvidátorů a insolvenčních správců

Zákon č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), stanovuje povinnost likvidátorům a insolvenčním správcům postarat se o dokumenty úpadce do uplynutí jejich skartačních lhůt tak, aby nedošlo k jejich zničení. Zároveň musí umožnit místně příslušnému státnímu oblastnímu archivu, kterým je pro Ústecký a Liberecký kraj Státní oblastní archiv v Litoměřicích (nebo některý z jeho státních okresních archivů, které jsou jeho vnitřními organizačními jednotkami), výběr archiválií. Tento výběr se dělí na:

I. výběr archiválií ve skartačním řízení

– povinnost umožnit výběr archiválií ve skartačním řízení stanovuje § 7 odst. 3 zákona pouze v případě, že likvidovaný subjekt byl veřejnoprávním původcem podle § 3 odst. 2 zákona nebo již dříve vyřazoval dokumenty podle § 8 odst. 4 zákona,

II. výběr archiválií mimo skartační řízení

– tento výběr probíhá u původců zmíněných v § 3 odst. 2 zákona (soukromoprávní původci).
O výběru archiválií ve skartačním řízení i mimo skartační řízení je pověřeným zaměstnancem státního archivu sepsán protokol.

Právnickým osobám, které vstoupily do likvidace nebo insolvenčního řízení před 1. lednem 2014 vzniká ještě jedna zásadní povinnost, a tou je předložení potvrzení o projednání zabezpečení dokumentů zanikajícího původce při výmazu právnické osoby z obchodního rejstříku. Toto potvrzení vydává na základě žádosti státní oblastní archiv popř. místně příslušný státní okresní archiv současně s protokolem o výběru archiválií.

Likvidátorům často vzniká problém, kam uložit dokumenty, které státní oblastní archiv nevybral za archiválie a kterým ještě neuplynula povinná skartační lhůta. Pokud není možno uložit tyto dokumenty u žádné osoby, která byla součástí zanikající organizace (majitel, jednatel, likvidátor apod.), je řešením využití služeb soukromých komerčních spisoven. Je však bezpodmínečně třeba dbát na to, aby spisovna měla koncesi opravňující k tomuto druhu podnikání, viz Seznam komerčních spisoven v Ústeckém a Libereckém kraji.

Pokud je likvidován původce dokumentů zmíněný v § 3 odst. 1 zákona, měl by být jeho spisový materiál s dosud neuplynutou skartační lhůtou uložen na základě § 69 odst. 3 písm. b) zákona do správního archivu ministerstva, které zanikající subjekt zřídilo.

Přílohy