Předarchivní péče

Povinnosti likvidátorů a správců konkurzních podstat

Zákon č.499/2004 Sb. změnil také zákon č.328/1991 o konkurzu a vyrovnání, ve znění pozdějších předpisů a zákon č.513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Správce konkurzní podstaty je povinen (na základě § 3 zákona č.328/1991 Sb.) postarat se až do skončení konkurzního řízení o dokumenty úpadce, aby nedošlo k jejich zničení.

Likvidátorovi ukládá § 75a zákona č.513/1991 Sb. za povinnost předložit při výmazu likvidovaného subjektu z obchodního rejstříku také potvrzení Státního oblastního archivu o zabezpečení archivu a dokumentů. Součástí žádosti o potvrzení o zabezpečení dokumentů musí být také seznam všech dokumentů zanikající organizace, zvláště těch, které jsou zmíněny v příloze č. 1 zákona č. 499/2004 Sb (PDF 1,1 MB). Z těchto dokumentů je proveden výběr archiválií.

Likvidátoři i správci konkurzních podstat mají společnou povinnost a tou je umožnění státnímu oblastnímu (popř.okresnímu) archivu výběru archiválií. Tento výběr se dělí na:

I. výběr archiválií ve skartačním řízení

• —povinnost umožnit výběr archiválií ve skartačním řízení stanovuje § 7, odst.3), zák.č.499/2004 Sb. pouze v případě, že likvidovaný subjekt byl určeným původcem podle § 3, odst.2) téhož zákona nebo již dříve vyřazoval dokumenty podle § 8, odst.4)

II. výběr archiválií mimo skartační řízení

• —tento výběr probíhá u původců zmíněných v § 3, odst.2), zák.č.499/2004 Sb. (tzv.neurčených)

O výběru archiválií ve skartačním i mimo skartační řízení je sepsán protokol.

V záležitosti potvrzení o zabezpečení a výběru archiválií zanikajících subjektů se lze obracet podle územní příslušnosti také na státní okresní archivy, kterou jsou vnitřními organizačními jednotkami Státního oblastního archivu.

Likvidátorům vzniká problém, kam dokumenty, které státní archiv nevybral za archiválie a kterým ještě nevypršela skartační lhůta, uložit. Pokud není možné uložit tyto dokumenty u žádné osoby, která byla součástí zanikající organizace (majitel, jednatel apod.), je jediným řešením využití služeb soukromých komerčních spisoven. Je však třeba dbát na to, aby spisovna měla koncesi opravňující k tomuto druhu podnikání. Seznam komerčních spisoven v Ústeckém a Libereckém kraji.

Pokud je likvidován původce dokumentů zmíněný v § 3, odst. 1), měl by být jeho spisový materiál uložen na základě § 69, odst. 3), písm. b) „zákona“ do správního archivu ministerstva, které zanikající subjekt zřídilo.