Home » Předarchivní péče » Veřejnoprávní původci » Výkon spisové služby v elektronické podobě

Výkon spisové služby v elektronické podobě

Výkon spisové služby v elektronických systémech spisové služby (dále jen „eSSL“)

Státní oblastní archiv v Litoměřicích v rámci své působnosti v oblasti metodické a poradenské funkce v oblasti předarchivní péče, kontroly výkonu spisové služby a ukládání dokumentů vybraných za archiválie (§ 46 a § 71 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „Zákon“), upozornit na některé skutečnosti, které vyplývají z povinností Vaší organizace vykonávat spisovou službu v eSSL (§ 3 odst. 1 a § 63 Zákona).

Národní archiv byl nucen ukončit financování projektu „Národní digitální archiv“ z Evropských strukturálních fondů, nadále však pokračuje v realizaci digitálního archivu Národního archivu tak, aby byly naplněny jeho zákonem stanovené povinnosti. V současné době je k dispozici aplikace k provádění skartačního řízení podle § 20 odst. 5 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby z dokumentů a spisů evidovaných v eSSL. Dále Národní archiv provozuje referenční aplikaci pro kontrolu datové struktury XML výstupů z eSSL podle příloh 2 a 3 národního standardu pro elektronické systémy spisové služby a pro zjištění souladu datového souboru (komponenty) s normami datového formátu PDF/A.

Postup dalších prací umožní spuštění zkušebního provozu digitálního archivu Národního archivu (ukládání dokumentů v digitální podobě vybraných za archiválie a metadat dokumentů) k 1. 11. 2014. Provizorní přejímání těchto dokumentů probíhá již v současné době. S ohledem na střednědobé plánování těchto procesů žádáme o poskytnutí informace, jaký přibližný rozsah dokumentů zejména skartačních znaků „A“ a „V“ vaše eSSL spravují v členění podle let a skartačních znaků (v megabyte/gigabyte). Problematiku eSSL lze konzultovat s Národním archivem prostřednictvím e- mailu nda@nacr.cz.

V oblasti kontroly (zákon č. 255/2012 Sb., kontrolní řád), u zákonem č. 499/2004 Sb. vymezených původců na úseku výkonu spisové služby v eSSL, předpokládá Státní oblastní archiv v Litoměřicích okamžité zahájení kontrolní činnosti podle rámcové metodiky zpracované Ministerstvem vnitra. Tato metodika je zveřejněna, stejně jako další informace, na internetových stánkách digi.nacr.cz. Na těchto stránkách naleznete mimo jiné:

·         Opatření Národního archivu k zabezpečení skartačního řízení dokumentů evidovaných elektronickými systémy spisové služby,

·         Opatření Národního archivu k zabezpečení provizorního přejímání archiválií v digitální podobě k trvalému uložení,

·         Data z informačních systémů mimo elektronickou spisovou službu a jejich přejímání k trvalému uložení – informace,

·         Metodický návod pro ověření klíčových požadavků výkonu spisové služby vedené prostřednictvím ERMS,

·         Metodické materiály Národního archivu k problematice spisové služby

·         Výše zmíněné aplikace k uživatelské kontrole XML a PDF/A.