Informace pro žadatele o zapůjčení archiválií na výstavy

Žádost se podává řediteli Státního oblastního archivu v Litoměřicích (dále jen Archiv) a to minimálně 6 měsíců před zahájením výstavy. Vypůjčitel by měl být obeznámen se Základními podmínkami pro vystavení archiválií (viz příloha) a měl by doložit výstavní podmínky zasláním tzv. Facility Report. Pokud takovou zprávu nemá zpracovanou, prosíme o vyplnění Dotazníku pro zapůjčení archiválií k výstavním účelům (viz příloha).  Restaurátoři podrobně posoudí fyzický stav požadovaných archiválií a doporučí, které budou vystaveny nebo zapůjčeny pro výstavní účely, za jakých podmínek a na jak dlouho.

Pokud ředitel archivu zápůjčku povolí, Archiv uzavře s žadatelem Smlouvu o výpůjčce. Archiválie musí být před zapůjčením pojištěny „z hřebíku na hřebík “ proti všem škodám. Výše pojistného je uvedena ve Smlouvě o výpůjčce. Jestliže cena není známá, vypůjčitel zajistí znalecký odhad a náklady na odhad a samotné pojištění uhradí. Písemný doklad o uzavření pojištění musí být zaslán před zapůjčením archiválie. Toto pojištění může být nahrazeno generální pojistnou smlouvou na všechny vystavované exponáty nebo „státní“ garancí.

Restaurátoři vyplní Dokumentaci o stavu archiválie před výstavou. Dokumentace může být doplněna nebo nahrazena kvalitní digitální fotografií a je součástí Smlouvy o výpůjčce.

Přepravu zajišťuje vypůjčitel. Předávání archiválie se uskuteční v budově archivu. Pracovníci Archivu dohlíží na instalování a likvidaci výstavy a mohou také kontrolovat stav vystavených archiválií a dodržování požadovaných výstavních podmínek.  Po ukončení výstavy odpovědný pracovník zajistí, aby se všechny archiválie vrátily zpět do restaurátorského a konzervátorského oddělení, kde restaurátoři za účasti zástupce vypůjčitele posoudí jejich stav a doplní Dokumentaci o stavu archiválie. Zároveň vypůjčitel vyplní Protokol o vystavení archiválie, tzv. světelný životopis.

V případě zájmu o vystavování archiválií, které jsou v péči archivu na základě smlouvy o úschově, budou archiválie zapůjčeny po předložení kopie smlouvy uzavřené mezi žadatelem a vlastníkem.