Sorry, this entry is only available in Czech. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.
Žádost se podává řediteli Státního oblastního archivu v Litoměřicích (dále jen Archiv) a to minimálně 6 měsíců před zahájením výstavy. Vypůjčitel by měl být obeznámen se Základními podmínkami pro vystavení archiválií (viz příloha) a měl by doložit výstavní podmínky zasláním tzv. Facility Report. Pokud takovou zprávu nemá zpracovanou, prosíme o vyplnění Dotazníku pro zapůjčení archiválií k výstavním účelům (viz příloha). Restaurátoři podrobně posoudí fyzický stav požadovaných archiválií a doporučí, které budou vystaveny nebo zapůjčeny pro výstavní účely, za jakých podmínek a na jak dlouho.
Pokud ředitel archivu zápůjčku povolí, Archiv uzavře s žadatelem Smlouvu o výpůjčce. Archiválie musí být před zapůjčením pojištěny „z hřebíku na hřebík “ proti všem škodám. Výše pojistného je uvedena ve Smlouvě o výpůjčce. Jestliže cena není známá, vypůjčitel zajistí znalecký odhad a náklady na odhad a samotné pojištění uhradí. Písemný doklad o uzavření pojištění musí být zaslán před zapůjčením archiválie. Toto pojištění může být nahrazeno generální pojistnou smlouvou na všechny vystavované exponáty nebo „státní“ garancí.
Restaurátoři vyplní Dokumentaci o stavu archiválie před výstavou. Dokumentace může být doplněna nebo nahrazena kvalitní digitální fotografií a je součástí Smlouvy o výpůjčce.
Přepravu zajišťuje vypůjčitel. Předávání archiválie se uskuteční v budově archivu. Pracovníci Archivu dohlíží na instalování a likvidaci výstavy a mohou také kontrolovat stav vystavených archiválií a dodržování požadovaných výstavních podmínek. Po ukončení výstavy odpovědný pracovník zajistí, aby se všechny archiválie vrátily zpět do restaurátorského a konzervátorského oddělení, kde restaurátoři za účasti zástupce vypůjčitele posoudí jejich stav a doplní Dokumentaci o stavu archiválie. Zároveň vypůjčitel vyplní Protokol o vystavení archiválie, tzv. světelný životopis.
V případě zájmu o vystavování archiválií, které jsou v péči archivu na základě smlouvy o úschově, budou archiválie zapůjčeny po předložení kopie smlouvy uzavřené mezi žadatelem a vlastníkem.
