Soukromoprávní původci mají také povinnost ukládat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií, ovšem za daleko mírnějších podmínek než původci veřejnoprávní. Podle § 3 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, jsou soukromoprávními původci:
a) obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,
b) politické strany, politická hnutí, spolky, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, ústavy a obecně prospěšné společnosti,
c) notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu.
Jak je výše uvedeno, soukromoprávní původce musí ukládat dokumenty (a umožnit z nich výběr archiválií tzv. mimo skartační řízení) uvedené v příloze č. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Sem patří následující dokumenty:
Dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových
1. Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce
a) zakladatelské dokumenty,
b) statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,
c) dokumenty o přeměnách právnických osob,
d) dokumentace o zrušení a zániku.
2. Dokumenty o řízení původce
a) protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,
b) výroční zprávy,
c) zprávy o auditu.
3. Dokumenty o majetku původce
a) mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových,
b) smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,
c) dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek.
4. Finanční dokumenty
účetní závěrky.
5. Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce
a) podnikatelské záměry, vývojové studie,
b) dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice).
Dokumenty vzniklé z činnosti notářů
1. Vlastní dokumenty
notářské zápisy.
2. Knihy, rejstříky a ostatní evidenční pomůcky podle kancelářského řádu Notářské komory České republiky
a) seznam závětí,
b) seznam listin o správě dědictví,
c) rejstřík vedený zejména pro zápis žádostí o
– úkony v notářské činnosti podle § 2 notářského řádu (s výjimkou legalizace a vidimace podle § 73 a 74 notářského řádu),
– právní pomoc poskytovanou notářem v rámci další činnosti podle § 3 odst. 1 notářského řádu,
– úkony další činnosti notáře podle § 3 odst. 2 a 3 notářského řádu, pokud nejsou zapisovány do jiného rejstříku vedeného notářem,
d) rejstřík evidence dědických spisů, které příslušný soud předložil notáři jako soudnímu komisaři k vyřízení a provedení úkonů v dědickém řízení,
e) kniha notářských úschov,
f) kniha protestů.
