Home » Předarchivní péče » Soukromoprávní původci » Co je soukromoprávní původce?

Co je soukromoprávní původce?

Soukromoprávní původci mají také povinnost ukládat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií, ovšem za daleko mírnějších podmínek než původci veřejnoprávní. Podle § 3 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, jsou soukromoprávními původci:

a) obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,

b) politické strany, politická hnutí, spolky, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, ústavy a obecně prospěšné společnosti,

c) notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu.

Jak je výše uvedeno, soukromoprávní původce musí ukládat dokumenty (a umožnit z nich výběr archiválií tzv. mimo skartační řízení) uvedené v příloze č. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Sem patří následující dokumenty:

Dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových

1. Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce

a) zakladatelské dokumenty,

b) statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,

c) dokumenty o přeměnách právnických osob,

d) dokumentace o zrušení a zániku.

2. Dokumenty o řízení původce

a) protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,

b) výroční zprávy,

c) zprávy o auditu.

3. Dokumenty o majetku původce

a) mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových,

b) smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,

c) dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek.

4. Finanční dokumenty

účetní závěrky.

5. Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce

a) podnikatelské záměry, vývojové studie,

b) dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice).

Dokumenty vzniklé z činnosti notářů

1. Vlastní dokumenty

notářské zápisy.

2. Knihy, rejstříky a ostatní evidenční pomůcky podle kancelářského řádu Notářské komory České republiky

a) seznam závětí,

b) seznam listin o správě dědictví,

c) rejstřík vedený zejména pro zápis žádostí o

– úkony v notářské činnosti podle § 2 notářského řádu (s výjimkou legalizace a vidimace podle § 73 a 74 notářského řádu),

– právní pomoc poskytovanou notářem v rámci další činnosti podle § 3 odst. 1 notářského řádu,

– úkony další činnosti notáře podle § 3 odst. 2 a 3 notářského řádu, pokud nejsou zapisovány do jiného rejstříku vedeného notářem,

d) rejstřík evidence dědických spisů, které příslušný soud předložil notáři jako soudnímu komisaři k vyřízení a provedení úkonů v dědickém řízení,

e) kniha notářských úschov,

f) kniha protestů.